Hinweis zum Datenschutz bei Nutzung des BetterSmart-Portals

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist die

PROKON Regenerative Energien eG
Kirchhoffstraße 3
D-25524 Itzehoe
E-Mail: [email protected]

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter der E-Mail Adresse: [email protected]

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Mitgliedern unserer Genossenschaft („Mitglieder“) bzw. ihrer gesetzlichen oder bevollmächtigten Vertreter („Mitgliedervertreter“) im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Genossenschaftsgesetzes (GenG) sowie weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die Verarbeitung von Daten im Rahmen der Nutzung des BetterSmart-Portals erfolgt zur Erfüllung der vertraglichen sowie gesetzlichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken gespeichert, verarbeitet und genutzt:

• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Generalversammlung unserer Genossenschaft (insbesondere für die Stimmabgabe unserer Mitglieder bzw. der Mitgliedervertreter in elektronischer Form zur Beschlussfassung der Generalversammlung sowie die Abwicklung der Teilnahme unserer Mitglieder bzw. der Mitgliedervertreter an der Generalversammlung, anlässlich einer Anmeldung hierzu, im Zusammenhang mit der Erteilung von Vollmachten und mit der am Tag der Generalversammlung stattfindenden Erfassung als Teilnehmer).
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Mitgliedertreffens (insbesondere in Bezug auf die Anzahl der Gäste, Art der präferierten Verpflegung und Art der Anreise).
  
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Beiratswahl unserer Genossenschaft (insbesondere für die Abwicklung der Teilnahme unserer Mitglieder bzw. Mitgliedervertreter an der Beiratswahl).
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Dialogveranstaltungen.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten ist im Zusammenhang mit der Generalversammlung oder der Beiratswahl notwendig, um diese ordnungsgemäß vorbereiten, durchführen und nachbereiten zu können. Ohne eine solche Bereitstellung können Mitglieder bzw. Mitgliedervertreter nicht an der Generalversammlung oder an der Beiratswahl teilnehmen.

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Soweit uns personenbezogene Daten nicht von Mitgliedern bzw. Mitgliedervertretern angegeben wurden bzw. werden, nutzen wir Daten aus der bei uns gemäß der Vorschriften in § 30 und § 15 Abs. 2 Satz 1 GenG sowie § 3 Abs. 4 der Satzung geführten Mitgliederliste.

Die personenbezogenen Daten umfassen im Wesentlichen Name und Vorname, Wohnort / Sitzangabe bzw. Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie ggf. weitere Kontaktdaten und die Erteilung etwaiger (Stimmrechts-)Vollmachten. Je nach Lage des Falles kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

Wenn Sie unser Online-Portal nutzen, erheben wir darüber hinaus Daten über den Zugriff auf unser Online-Portal. Es werden folgende Daten und Geräteinformationen in den Webserver-Log-Files protokolliert:

• Abgerufene bzw. angefragte Daten
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems
• IP-Adresse
• Mitgliedsnummer und Session ID
• Login und Passwort-Reset
• Kenntnisnahme der Nutzungsbedingungen und des Datenschutzhinweises

Daneben verarbeiten wir auch Informationen zu Ihrem Abstimmverhalten im Zuge der Stimmabgabe in elektronischen Form (Briefwahl) sowie zur Anmeldung von Wortbeiträgen im Zuge der Generaldebatte, zu Ihrem Abstimmverhalten während der Live-Abstimmung und zu einem etwaig von Ihnen zum Protokoll erklärten Widerspruch innerhalb der virtuellen Generalversammlung.

Weiterhin verarbeiten im Zuge der Vorbereitungen des Mitgliedertreffens vom Mitglied übermittelte Informationen zur Anzahl der anreisenden Gäste, der präferierten Verpflegungsart und der zur Art der Anreise.

Wer bekommt meine Daten?

Unsere Genossenschaft beauftragt anlässlich ihrer Generalversammlung, ihrer Beiratswahl, ihren Dialogveranstaltungen sowie der Bereitstellung anderer Servicedienstleistungen im BetterSmart-Portal externe Dienstleister mit der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung von Daten. Diese erhalten von der Genossenschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Soweit sie Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sind sie für uns im Wege einer Auftragsverarbeitung tätig. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Mitgliedern und Mitgliedervertretern zur Verfügung gestellt, namentlich aufgrund von Einsichtsrechten, in Bezug auf die Generalversammlung vermittels des Teilnehmerverzeichnisses als Teil der Niederschrift über die Generalversammlung und beispielsweise im Fall von Wortmeldungen, Anträgen oder Wahlvorschlägen in der Generalversammlung.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen Empfänger in einem Drittland (Staat außerhalb der Europäischen Union und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) oder an eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt, soweit es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. bei steuerrechtlichen Meldepflichten) oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Genossenschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Fall gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Generalversammlung oder Beiratswahl. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat – je unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen – das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Widerspruchsrecht (Art 21 DS-GVO)

Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit das Recht, gegen eine Verarbeitung, die auf unseren berechtigten Interessen beruht, Widerspruch einzulegen, wenn sich für den Widerspruch Gründe aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dieses Widerspruchsrecht besteht hingegen nicht, wenn die Verarbeitung aus rechtlichen Gründen (z.B. zur Durchführung der Generalversammlung oder Beiratswahl) erforderlich ist. Ihren Widerspruch und dessen Begründung richten Sie bitte an den eingangs genannten Datenschutzbeauftragten.

Schließlich steht Ihnen ein Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für unsere Genossenschaft erreichen Sie unter

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Marit Hansen
-Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein-
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 04 31/988-1200
Telefax: 04 31/988-1223
E-Mail: [email protected]