Nutzungsbedingungen fürs BetterSmart-Portal

Im diesem Online-Portal wird die Prokon Regenerative Energien eG kurz auch „Prokon eG“ oder „Genossenschaft“ genannt.

Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten und der Schutz Ihrer Privatsphäre haben für uns oberste Priorität. Dies gewährleisten wir mit Methoden zur sicheren Datenkommunikation, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Ihre Daten werden im Rahmen der Nutzung des "Better-Smart-Portals" unter Beachtung des geltenden Datenschutzrechts zu folgenden Zwecken gespeichert, verarbeitet und genutzt:

Generalversammlung:

  • Registrierung für den elektronischen Versand der Einladung zur Generalversammlung
  • An- und Abmeldung zur Generalversammlung bzw. Benennung eines Vertreters
  • Stimmabgabe in elektronischer Form zu den Beschlussfassungen der Generalversammlung (Briefwahl)

Weitere Service-Funktionen

  • Einsicht und Pflege von Adressdaten
  • An- und Abmeldung zu Dialogveranstaltungen
  • Stimmabgabe in elektronischer Form für die Wahl der Regionalen Beiräte

Allgemeine Hinweise

Die von uns getroffenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Online-Portals entsprechen höchsten Standards. Gleichwohl können wir Störungen nicht vollständig ausschließen. Insbesondere haben wir keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit der Telekommunikationsnetze sowie die Zuverlässigkeit der in Anspruch genommenen Internetprovider. Zudem behalten wir uns vor allem in Fällen, in denen aus von uns nicht zu beeinflussenden Gründen die Datensicherheit gefährdet ist, vor, unser Online-Portal oder unsere App ohne vorherige Ankündigung zeitweise zu unterbrechen oder dauerhaft einzustellen.

Aus diesen Gründen können wir keine Haftung für Schäden übernehmen, die infolge von Störungen unseres Online-Portals oder Fehlern der von uns oder unseren Dienstleistern eingesetzten Hard- oder Software entstehen; dies gilt nicht für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit, die Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder sog. Kardinalpflichten, also vertragswesentliche Pflichten, verursacht werden.

Wir empfehlen Ihnen daher, unser Online-Portal vor allem für die An- und Abmeldung zur Generalversammlung, der Benennung eines Vertreters für die Generalversammlung, die Stimmabgabe in elektronischer Form zu den Beschlussfassungen der Generalversammlung (Briefwahl) sowie für die Stimmabgabe in elektronischer Form für die Beiratswahl so frühzeitig zu nutzen, dass Sie bei eventuellen Störungen eine fristgerechte Anmeldung, Benennung eines Vertreters oder Stimmabgabe in schriftlicher Form mit ihrem persönlichen Stimmbogen auf anderem Wege vornehmen können.

Schließlich bitten wir Sie, Ihre persönlichen Zugangsdaten inklusive Passwort vor unbefugter Verwendung durch Dritte zu schützen. Eine Weitergabe Ihrer Daten oder ein unsachgemäßer Umgang führen zu Missbrauch Ihrer Mitgliedsrechte. Bei Verdacht auf Missbrauch können Sie Ihren Zugang unter der Hotline +49 (89) 88 96 906-20 von Montag bis Freitag (außer an Feiertagen) in der Zeit von 09:00 bis 17:00 Uhr sperren lassen. Nach der Sperrung ist die Nutzung des Online-Portals mit dem bisherigen Passwort nicht mehr möglich. Bitte beachten Sie: Sollte die Zusendung des neuen Passwortes nur auf dem postalischen Wege möglich sein (dies ist der Fall, wenn Sie im Portal keine E-Mail-Adresse angegeben haben), muss die notwendige Zeit für die Postzustellung berücksichtigt werden.

Registrierung für den elektronischen Versand der Einladung zur Generalversammlung

Um den Papierverbrauch sowie die CO2-Emmissionen anlässlich zukünftiger Generalversammlungen zu reduzieren, bieten wir unseren Mitgliedern an, die Einladung zur Generalversammlung der Prokon Regenerative Energien eG statt in Papierform per Post zukünftig ausschließlich elektronisch per E-Mail zu erhalten. Hierzu benötigen wir Ihre Zustimmung. Diese Zustimmung ist zeitlich nicht begrenzt. Sie können aber die Zustimmung jederzeit widerrufen und bekommen dann die Einladung zur Generalversammlung wieder per Post zugesandt. Erfolgt der Widerruf jedoch erst, nachdem die Einladung zur Generalversammlung bereits elektronisch versandt wurde, können wir einen Widerruf aus technischen Gründen erst für darauf folgende Generalversammlungen berücksichtigen.

Für den elektronischen Einladungsversand zur Generalversammlung benötigen wir von Ihnen neben der Zustimmung eine E-Mail-Adresse. Jedes Mitglied ist dafür verantwortlich, dass die angegebene E-Mail-Adresse funktionsfähig ist und eingehende E-Mails auch gelesen werden. Sollten wir beim elektronischen Versand der Einladung zur Generalversammlung eine Rückmeldung über die Unzustellbarkeit erhalten, senden wir Ihnen die Einladung zur Generalversammlung anschließend wieder per Post zu. Dies gilt nicht bei Erhalt einer Abwesenheitsnotiz.

Mitglieder, die sich nicht für den elektronischen Einladungsversand registrieren, sowie Mitglieder, die minderjährig, eine Erbengemeinschaft, eine juristische Person (z.B. GmbH, Verein, Stiftung) oder eine Gesamthandsgemeinschaft sind, erhalten die Unterlagen zur Stimmabgabe in schriftlicher Form rechtzeitig mit der offiziellen Einladung zur Generalversammlung per Post.

An- und Abmeldung zur Generalversammlung

Sie haben die Möglichkeit, sich im Online-Portal für Ihre persönliche Teilnahme an der Generalversammlung an- bzw. abzumelden. Eine Anmeldung ist keine Teilnahmevoraussetzung. Sie erleichtern uns jedoch durch Ihre Zu- und Absage die Planung und Organisation der Veranstaltung. Sollte sich Ihre Planung ändern, so können Sie jederzeit Ihre Angaben im Portal entsprechend anpassen.

Wichtig für Sie: Ihre persönliche Teilnahme an der Generalversammlung oder die Teilnahme eines von Ihnen zur Ausübung Ihres Stimmrechtes bevollmächtigten Vertreters an der Generalversammlung gilt als Widerruf sämtlicher von Ihnen oder ihrem Vertreter zuvor in schriftlicher oder elektronischer Form vor der Generalversammlung abgegebenen Stimmen.

Bevollmächtigung eines Vertreters

Sollten Sie nicht persönlich an der Generalversammlung teilnehmen können, so haben Sie die Möglichkeit einen Vertreter zu bevollmächtigen. Im BetterSmart-Portal haben Sie die Möglichkeit, Ihren Vertreter zu benennen sowie das entsprechende Formular zur Erteilung der Vollmacht herunterzuladen. Bitte vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen Bevollmächtigte zur Vertretung bereit ist. Füllen Sie das Formular zur Erteilung der Vollmacht vollständig aus und reichen Sie die erforderlichen schriftlichen Nachweise über die Bevollmächtigung eines Vertreters bitte unbedingt im Original unter Angabe des Namens des vertretenen Mitglieds und dessen Mitgliedsnummer sowie unter Angabe des Namens und der Adresse (optional bitte auch der E-Mail-Adresse) des Vertreters an die von uns hierfür bestimmte Adresse ein.

Stimmabgabe in elektronischer Form zu den Beschlussfassungen der Generalversammlung (Briefwahl)

Die Stimmabgabe in elektronischer Form (Briefwahl) steht Ihnen ab der Veröffentlichung der Einberufung zur Generalversammlung (mindestens 28 Tagen vor der Generalversammlung, der Tag der Einberufung und der Tag der Generalversammlung nicht mitgerechnet, § 23 Absatz 3 der Satzung der Prokon Regenerative Energien eG) bis zum Ablauf des zehnten Tages vor dem Tag der Generalversammlung (§ 26a der Satzung der Prokon Regenerative Energien eG) im Portal zur Verfügung. Bitte führen Sie Ihre Stimmabgabe frühzeitig durch. Beachten Sie hierzu auch die „Allgemeinen Hinweise“ in diesen Nutzungsbedingungen.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Stimmabgabe in schriftlicher oder elektronischer Form zu den Beschlussfassungen der Generalversammlung (Briefwahl) über das Stimmrecht hinausgehende Mitgliederrechte, wie das Stellen von Anträgen oder Fragen oder die Abgabe von Erklärungen, nicht ausüben können.

Sofern Sie die Ausübung Ihrer Mitgliederrechte über den beschriebenen Rahmen hinaus wünschen, müssen Sie selbst an der Generalversammlung teilnehmen oder einen Dritten hierzu bevollmächtigen.

Wenn Sie Ihre Stimmabgabe in schriftlicher oder elektronischer Form (Briefwahl) vornehmen, können Sie außerdem nicht über weitergehende Anträge, wie inhaltliche Gegenanträge oder Verfahrensanträge, abstimmen.

Einsicht und Pflege von Adressdaten

Damit wir immer Ihre aktuellen Adressdaten vorliegen haben, können Sie diese einfach und schnell im Online-Portal überprüfen und bei Bedarf ändern. Um uns die Adressdaten zukommen zu lassen, drucken Sie bitte das digital mit Ihren neuen Adressdaten befüllte Formular aus und schicken Sie dieses an die auf dem Formular angegebene Adresse.

An- und Abmeldung zu Dialogveranstaltungen

Sie haben im Portal die Möglichkeit, sich für die persönliche Teilnahme an einer Dialogveranstaltung an- bzw. abzumelden. Eine Anmeldung ist keine Teilnahmevoraussetzung. Sie erleichtern uns jedoch durch Ihre Zu- und Absage die Planung und Organisation der Veranstaltung. Sollte sich Ihre Planung ändern, so können Sie jederzeit Ihre Angaben im Portal entsprechend anpassen.

Bitte beachten Sie, dass teilweise die Anzahl der Personen, die an einer Dialogveranstaltung teilnehmen, begrenzt ist. Bitte melden Sie sich also frühzeitig zu der gewünschten Dialogveranstaltung an, um sich einen Platz zu sichern. Bitte haben Sie zudem Verständnis, sollte die Anmeldung aufgrund der Überschreitung der maximalen Personenanzahl nicht mehr möglich sein.

Stimmabgabe in elektronischer Form für die Wahl der Regionalen Beiräte

Die Stimmabgabe in elektronischer Form steht Ihnen innerhalb der Frist, die Ihnen mit der schriftlichen Einladung zur Wahl mitgeteilt wurde, im Online-Portal zur Verfügung. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie Ihre Stimmabgabe für die Wahl der Regionalen Beiräte nicht widerrufen können. Bitte führen Sie Ihre Stimmabgabe frühzeitig durch. Beachten Sie hierzu auch die „Allgemeinen Hinweise“ in diesen Nutzungsbedingungen.